Inleiding:
Het ‘nieuwe’ boetebeleid is in 2012 door de ALV goedgekeurd en handhaving op het beleid werd tot voor kort uitgevoerd door de Secretaris. Met het aftreden van Anne-Marie Mehciz-Nijgh als secretaris is het bestuur niet alleen op zoek naar een secretaris maar ook naar een vrijwilliger die onderdeel zal worden in de uitvoer van het boetebeleid. Het beleid beschrijft de procedure wanneer een lid niet is komen opdagen bij een wedstrijdtaak.
In het begin waren er veel onduidelijkheden bij de leden over het aangescherpte boetebeleid. Ondanks publicatie op de website, diverse communicatie uitingen op de website en e-mailberichten, waren leden hierover niet voldoende op de hoogte. Zo wisten leden bijvoorbeeld niet dat een gele kaart pas na 1 jaar vervalt, dat twee gele kaarten tot een schorsing leidt van 3 wedstrijden en dat je voor onbepaalde tijd geschorst wordt wanneer je niet binnen 21 dagen betaald. Dit heeft geleid tot teleurstellingen maar vooral boosheid bij leden wanneer er sprake was van een schorsing.
De communicatie verliep – vooral in het eerste jaar (seizoen 2013-2014) – niet altijd even goed als het gaat om opvolging van verzoeken tot schorsing en de snelheid daarvan. Daarom ‘leefde’ het ook niet onder de leden.
Procedure:
De (communicatie)procedure start bij de Ledenadministatie/Wedstrijdtaken. Deze stuurt wekelijks een overzicht van de leden die in desbetreffend speelweekend niet zijn komen opdagen naar de Secretaris.
De Secretaris schreef deze leden aan met het verzoek binnen 21 dagen te betalen en bewaakt deze betalingstermijn door 1) de Penningmeester te benaderen of er een betaling is gedaan en 2) een reminder te sturen naar desbetreffend lid om te betalen als deadline binnenkort verstrijkt.
De Secretaris informeerde de Wedstrijdsecretaris wanneer een lid voor een bepaalde of onbepaalde tijd geschorst moet worden, omdat desbetreffend lid 1) twee gele kaarten heeft of 2) niet op tijd heeft betaald. Dit laatste komt overigens nauwelijks voor vanwege de reminder die gestuurd wordt, wat overigens alleen via e-mail wordt gedaan.
De Secretaris stuurt het geschorste lid een brief, waarin het lid wordt geïnformeerd op welke data hij geschorst is en wanneer de schorsing komt te vervallen. De coach/trainer wordt hierover tevens geïnformeerd.
Het bestuur acht het van grootse belang belang om het ingezette boetebeleid voort te zetten, en zoekt daarom naar een vrijwilligster die deze taak op zoch kan nemen.
Ben je geinteresseerd en heb je nog meer informatie nodig, neem dan contact op met Anne-Marie Mehciz-Nijgh, secretaris@grasshoppers.nl
